Contoh email minta biaya pelatihan ke atasan

Email minta biaya pelatihan yang kuat menjawab tiga hal: masalah kerja apa yang diselesaikan kelas itu, hasil apa yang bisa atasan periksa sesudahnya, serta biaya dan waktu yang Anda butuhkan. Di bawah ini ada contoh email minta biaya pelatihan ke atasan yang bisa langsung Anda sesuaikan, disusun dari templat di halaman Klaim biaya ke kantor, ditambah cara memilih antara minta di awal atau reimburse sesudahnya.

Contoh email untuk minta persetujuan di awal

Sebagai ilustrasi, misalkan tim Anda menyusun rekap penjualan mingguan dengan menyalin data dari beberapa spreadsheet secara manual. Ganti semua bagian dalam kurung siku dengan keadaan Anda.

Subjek: Pengajuan biaya kelas "[judul kelas]" untuk rekap penjualan mingguan

Halo [nama atasan],

Saya ingin mengikuti kelas "[judul kelas]" di Exelern ([tautan kelas]) dengan biaya [harga].

Kenapa sekarang: setiap Senin tim kita menyusun rekap penjualan dengan menyalin data dari beberapa spreadsheet. Prosesnya makan waktu dan rawan salah ketik. Kelas ini ditutup dengan karya nyata yang dinilai praktisi, yaitu [karya yang tercantum di halaman kelas], dan hasilnya akan saya terapkan ke rekap mingguan kita.

Yang kantor dapatkan:

• Karya yang bisa dipakai tim dan bisa Anda periksa sendiri, bukan sekadar sertifikat kehadiran.
• Kredensial dengan halaman verifikasi publik yang memuat karya, nama penilai, dan rubriknya.
• Bukti pembelian yang bisa dicetak untuk diajukan ke bagian keuangan.

[Bila pembelian belum dibuka:] Kelas ini belum bisa dibeli; saya akan mendaftar minat dan Exelern akan mengabari saat kelas itu bisa dibeli.

Saya akan belajar mandiri sekitar [jam] jam per minggu tanpa mengganggu pekerjaan utama. Setelah karya selesai, saya akan menunjukkan hasilnya ke tim di [rapat mingguan].

Bolehkah saya mengajukan biaya ini?

Terima kasih, [nama Anda]

Email ini tidak dibuka dengan "saya ingin belajar". Halaman klaim kantor memberi saran yang sama: ceritakan masalah kerja yang diselesaikan kelas ini, bukan hanya apa yang ingin Anda pelajari. Atasan lebih mudah menimbang biaya bila ia melihat pekerjaan tim yang ikut terbantu.

Satu batas perlu Anda ketahui sebelum mengirimnya: semua kelas di katalog Exelern saat ini berbayar, dan pembelian kelas berbayar belum dibuka. Untuk sekarang, urutannya seperti ini:

1. Kirim email di atas dan simpan balasan atasan.
2. Daftarkan minat Anda di halaman kelas itu; Exelern mengabari saat kelas tersebut bisa dibeli.
3. Setelah kelas bisa dibeli dan pembayaran dikonfirmasi, simpan bukti pembeliannya.
4. Selesaikan karya sampai kredensial terbit, lalu ajukan penggantian biaya bila kantor memakai skema reimburse.

Perkembangan fitur pembayaran bisa Anda pantau di halaman Status.

Yang perlu disebut dalam email ke atasan

Empat bagian ini membuat atasan bisa memutuskan tanpa harus bertanya balik.

Masalah kerja yang konkret. Sebut pekerjaan yang sedang berjalan, siapa yang terdampak, dan seberapa sering terjadi. "Laporan disusun manual setiap minggu" lebih kuat daripada "ingin meningkatkan kemampuan data". Bila Anda mencatat waktu yang habis untuk pekerjaan itu, sebut perkiraannya.

Hasil yang bisa diperiksa. Bagian inilah yang membedakan permintaan biaya dari sekadar minta izin ikut pelatihan. Di Exelern, setiap kelas yang terbit wajib punya work-sample dengan rubrik minimal tiga kriteria; gerbang terbit menolak kelas tanpa itu. Buka halaman kelas dari halaman Kelas, baca karya yang harus diserahkan beserta kriteria rubriknya, lalu tulis karya itu dengan bahasa yang dipahami atasan. Bila belum tahu kelas mana yang cocok, katalog bisa dicari berdasarkan skill dari taksonomi ESCO. Karya Anda nanti diberi skor per kriteria oleh reviewer bernama, yang tidak boleh menilai karyanya sendiri. Dengan begitu atasan tidak hanya menerima kabar "sudah selesai", tetapi bisa melihat apa yang Anda buat dan bagaimana karya itu dinilai.

Siapa Pengajarnya. Setiap Pengajar punya halaman profil publik berisi perkenalan, keahlian, tautan luar, dan kelas terbitnya. Halaman itu bisa dibuka tanpa akun dan tertaut dari nama Pengajar di katalog. Pengajar yang sudah diverifikasi admin juga membawa tanda verifikasi di katalog. Tambahkan tautan profil itu ke email bila atasan Anda biasa bertanya siapa yang mengajar.

Biaya, waktu, dan bukti. Tulis biaya kelas apa adanya, perkiraan jam belajar per minggu, dan apakah Anda akan memakai jam kerja. Sebut juga dokumen yang akan Anda serahkan nanti, supaya bagian keuangan tahu apa yang akan datang.

Minta di awal atau reimburse sesudahnya?

Minta persetujuan di awal cocok bila kebijakan kantor mengharuskan persetujuan tertulis sebelum biaya keluar, bila biayanya terlalu besar untuk Anda talangi, atau bila Anda ingin memakai sebagian jam kerja untuk belajar. Risikonya kecil: bila ditolak, Anda belum keluar uang.

Reimburse sesudahnya cocok bila kantor punya anggaran pelatihan per karyawan dengan aturan tertulis, dan Anda siap menanggung biaya sendiri bila klaim ditolak. Meski penggantiannya belakangan, kantongi persetujuan atasan secara tertulis sebelum membayar; email balasan atasan bisa menjadi lampiran yang ditanyakan bagian keuangan.

Sebelum memilih, tanyakan empat hal ini ke HR atau bagian keuangan:

1. Apakah perlu persetujuan sebelum membayar, dan dari siapa saja.
2. Dokumen apa yang wajib dilampirkan: bukti pembayaran, faktur pajak, bukti selesai, atau semuanya.
3. Apakah ada batas biaya atau jenis pelatihan tertentu yang bisa diganti.
4. Berapa lama batas waktu pengajuan setelah pembayaran.

Untuk kelas Exelern saat ini, jalurnya praktis hanya satu: minta di awal, karena belum ada biaya yang bisa dibayar lalu diganti. Bila atasan justru ingin beberapa orang di tim ikut, halaman klaim kantor menyebut Exelern bisa merancang pilot untuk tim, termasuk pilihan kelas dan urutannya; lihat halaman Untuk Perusahaan. Perlu diketahui, Exelern belum menyediakan portal lembaga, SSO, maupun lisensi seat.

Bukti yang biasanya diminta untuk reimburse

Bagian keuangan pada dasarnya ingin memastikan tiga hal: biaya benar-benar dibayar, pengeluaran itu disetujui, dan pelatihannya benar diikuti. Siapkan satu dokumen untuk masing-masing.

Bukti pembayaran. Di Exelern, setiap pembelian yang lunas punya bukti pembelian yang bisa dicetak. Setelah pembayaran dikonfirmasi, bukti ini bisa dicetak atau disimpan sebagai PDF dari menu Pembelian di akun Anda. Bukti ini bukan faktur pajak, dan faktur pajak belum tersedia. Bila kantor Anda mensyaratkan faktur pajak, tanyakan dulu apakah bukti pembelian bisa diterima, lalu hubungi Exelern di info@exelern.com.

Persetujuan atasan. Simpan balasan email atasan atas permintaan Anda. Bila kantor memakai formulir persetujuan sendiri, isi formulir itu juga dan lampirkan keduanya.

Bukti selesai. Kredensial Exelern terbit otomatis begitu karya Anda melewati ambang lulus, dan halaman verifikasinya bisa diperiksa siapa pun tanpa login, termasuk HR. Kirim tautannya, bukan tangkapan layar, supaya penerima bisa memeriksanya sendiri. Bila HR ingin tahu cara memeriksa kredensial semacam ini, arahkan ke panduan Cara cek sertifikat pelatihan asli untuk HR dan perekrut.

Dua batas sebaiknya Anda ketahui sejak awal. Kredensial Exelern bukan sertifikasi pemerintah; bila kebijakan kantor hanya mengganti pelatihan dengan sertifikat jenis tertentu, tanyakan sebelum mengajukan. Selain itu, karena Exelern belum menyediakan laporan untuk perusahaan, Andalah yang membagikan tautan kredensial dan karya ke atasan.

Contoh email saat mengajukan penggantian biaya

Begitu karya lulus dan kredensial terbit, kirim pengajuan di utas email yang sama dengan persetujuan atasan, supaya bagian keuangan melihat jejaknya utuh. Bila kantor membatasi waktu pengajuan sejak tanggal bayar, kirim bukti pembayaran lebih dulu dan susulkan tautan kredensial. Sebagai ilustrasi:

Subjek: Pengajuan penggantian biaya kelas "[judul kelas]"

Halo [nama atasan atau bagian keuangan],

Sesuai persetujuan [nama atasan] pada [tanggal], saya mengajukan penggantian biaya kelas "[judul kelas]" di Exelern sebesar [jumlah yang dibayar].

Terlampir:

1. Bukti pembelian dari Exelern (PDF).
2. Email persetujuan atasan.
3. Tautan halaman verifikasi kredensial: [tautan kredensial].

Karya yang saya buat di kelas ini, [nama karya], sudah saya pakai untuk [pekerjaan tim]. Hasilnya bisa dilihat di [lokasi berkas].

Mohon kabari bila ada dokumen lain yang dibutuhkan.

Terima kasih, [nama Anda]

Bila formulir klaim meminta nomor faktur pajak, jangan biarkan kolom itu kosong tanpa penjelasan. Tulis di email bahwa dokumen dari Exelern berupa bukti pembelian, bukan faktur pajak, dan sertakan jawaban bagian keuangan bila mereka sudah menyatakan bukti itu cukup.