Cara cek sertifikat pelatihan asli untuk HR dan perekrut

Cara cek sertifikat pelatihan asli yang paling bisa diandalkan adalah memeriksanya langsung di sumber penerbitnya, bukan dari berkas yang dikirim kandidat. Ketik sendiri kode atau alamat verifikasinya di situs resmi lembaga, lalu cocokkan nama, tanggal, judul pelatihan, dan statusnya. Setelah keasliannya jelas, ajukan pertanyaan yang lebih berguna untuk rekrutmen: sertifikat ini membuktikan kehadiran, atau membuktikan karya yang dinilai orang?

Langkah memeriksa sertifikat pelatihan dari kandidat

Urutan ini berlaku untuk sertifikat dari lembaga mana pun. Jalankan untuk setiap sertifikat yang ikut menentukan keputusan, bukan hanya yang tampak mencurigakan.

1. Cari jalur verifikasinya. Lihat apakah sertifikat memuat kode, nomor registrasi, atau tautan verifikasi. Bila tidak ada, catat sebagai informasi, bukan otomatis tanda palsu.
2. Buka situs penerbit dengan cara Anda sendiri. Ketik alamat situs lembaga atau cari namanya, lalu temukan halaman verifikasinya dari sana. Tautan atau kode QR di dalam berkas bisa mengarah ke halaman tiruan.
3. Ketik sendiri kodenya. Tangkapan layar, PDF, dan gambar lencana mudah disunting. Yang menjadi bukti adalah apa yang tampil di situs penerbit saat Anda memeriksanya.
4. Cocokkan isinya dengan lamaran. Bandingkan nama pemegang, judul pelatihan, tanggal terbit, dan penyelenggara dengan isi CV. Selisih kecil, seperti tahun yang berbeda, cukup ditanyakan langsung kepada kandidat.
5. Periksa statusnya. Sebagian sertifikat punya masa berlaku, dan sebagian bisa dicabut. Pastikan statusnya masih berlaku pada hari Anda memeriksa.
6. Hubungi penerbit bila tidak ada halaman verifikasi. Pakai kontak yang tercantum di situs resminya, bukan kontak yang tertulis di sertifikat, lalu minta konfirmasi tertulis.
7. Catat hasilnya. Simpan tanggal pemeriksaan, alamat halaman yang Anda buka, dan hasilnya di berkas rekrutmen supaya rekan Anda tidak perlu mengulang.

Langkah ini hanya menjawab satu pertanyaan: apakah lembaga itu benar menerbitkan sertifikat tersebut untuk orang ini. Pertanyaan berikutnya lebih penting bagi perekrut.

Yang perlu dicek selain nama lembaga

Nama lembaga memberi tahu siapa penerbitnya, tetapi tidak memberi tahu apa yang diuji. Dua sertifikat dari lembaga yang sama bisa berarti sangat berbeda: satu terbit karena peserta menonton semua video, satu lagi karena peserta menyerahkan hasil kerja yang dinilai. Sebelum memberi bobot, cari jawaban atas lima pertanyaan ini:

• Apa dasar penerbitannya? Kehadiran, kuis, ujian tertulis, atau karya yang diserahkan peserta.
• Apa ukurannya? Ada atau tidaknya kriteria penilaian tertulis dan ambang lulus yang jelas.
• Siapa penilainya? Orang bernama yang bisa dimintai pertanggungjawaban, atau sistem otomatis tanpa nama.
• Bisakah buktinya dibuka? Apakah Anda bisa melihat karya dan skornya, atau hanya pernyataan lulus.
• Bisakah pemegangnya mengubah isinya? Catatan yang bisa disunting pemiliknya lemah sebagai bukti.

Bila sebagian besar jawabannya tidak bisa ditemukan, sertifikat itu tetap mungkin asli. Hanya saja, ia memberi sedikit informasi tentang kemampuan kandidat, sehingga Anda perlu mencari bukti lain lewat wawancara atau tes kerja.

Sertifikat kehadiran dan bukti karya membuktikan hal berbeda

Halaman verifikasi Exelern merumuskannya singkat: "Sertifikat kehadiran membuktikan Anda hadir." Sertifikat kehadiran tetap sah untuk tujuannya, misalnya mencatat jam pelatihan karyawan. Masalah muncul bila ia dibaca sebagai bukti bahwa pemegangnya bisa mengerjakan tugas.

Bukti karya menjawab pertanyaan lain. Peserta menyerahkan hasil kerja, misalnya laporan, kode, atau berkas analisis, lalu orang lain menilainya dengan kriteria tertulis. Pertanyaan Anda bergeser dari "apakah ia ikut" menjadi "seperti apa hasil kerjanya, dan di bagian mana ia kuat atau lemah".

Sebagai ilustrasi, bayangkan dua pelamar posisi analis data. Pelamar pertama melampirkan lima sertifikat kehadiran webinar. Pelamar kedua melampirkan satu kredensial yang menautkan ke dasbor buatannya beserta skor per kriteria. Keduanya bisa sama-sama asli, tetapi hanya yang kedua memberi Anda bahan untuk menilai kemampuan sebelum wawancara.

Apakah sertifikat pelatihan online diterima perusahaan?

Tidak ada aturan tunggal; setiap perusahaan menentukan sendiri bobotnya, dan jawabannya bergantung pada jabatan. Untuk jabatan yang mensyaratkan sertifikat kompetensi atau izin profesi tertentu, hanya dokumen dari lembaga berwenang yang memenuhi syarat itu. Sertifikat pelatihan online tidak menggantikannya. Untuk jabatan lain, sertifikat online lebih berguna bila dibaca bersama bukti lain.

Bila tim Anda sering menerima sertifikat online, tulis kebijakan sederhana supaya penilaiannya konsisten antarperekrut. Misalnya: sertifikat yang bisa diverifikasi di situs penerbit dihitung; yang tidak bisa diverifikasi dicatat tanpa diberi bobot; dan sertifikat yang menautkan ke karya yang dinilai dipakai untuk menyusun pertanyaan wawancara. Yang menentukan adalah jenis bukti di baliknya, bukan apakah pelatihannya berlangsung daring atau tatap muka.

Cara memeriksa kredensial Exelern di halaman verifikasi

Kredensial Exelern terbit otomatis begitu karya peserta melewati ambang lulus. Setiap kredensial punya kode verifikasi dan halaman publiknya sendiri, yang bisa dibuka siapa pun tanpa akun dan tanpa meminta izin pemegangnya.

1. Minta kode verifikasinya. Formatnya tiga kelompok empat karakter, misalnya KQ7M-3XPT-9WVB. Huruf besar-kecil dan tanda hubung tidak masalah.
2. Ketik sendiri kodenya di halaman Verifikasi kredensial. Isi yang muncul dibaca langsung dari catatan Exelern saat itu juga, bukan dari berkas yang dikirim seseorang kepada Anda.
3. Lihat karyanya. Halaman menampilkan judul work-sample yang dinilai beserta berkas karya yang diunggah pemegangnya.
4. Baca skor per kriteria, bukan satu angka gabungan. Setiap kriteria rubrik punya skor, bobot, dan catatan penilai bila ada. Ambang lulus dan versi rubrik yang dipakai juga tercantum.
5. Catat siapa yang menilai. Nama penilai dan pengajar kelasnya tercantum, sehingga penilaian punya penanggung jawab bernama.
6. Periksa tanggal terbit dan statusnya. Statusnya tertulis berlaku atau dicabut. Kredensial yang dicabut tetap bisa dibuka, dan halamannya menyebut tanggal serta alasan pencabutannya.
7. Cocokkan pemegangnya. Nama pemegang hanya tampil bila ia punya profil pengajar; peserta belum punya profil publik, jadi kredensial peserta hari ini tampil tanpa nama. Halaman tidak menampilkan alamat email pemegang, hanya sidik jari SHA-256 alamat itu, sehingga Anda yang sudah memegang alamat email kandidat bisa mencocokkannya sendiri.

Halaman verifikasi juga memuat contoh tampilan: kredensial "Dasbor Penjualan dengan Spreadsheet", work-sample dasbor penjualan berupa berkas spreadsheet, dan empat kriteria rubrik, yaitu Struktur data 4/4, Rumus dan validasi 3/4, Visualisasi 4/4, dan Dokumentasi 3/4. Rincian per kriteria seperti ini berguna untuk menyiapkan wawancara. Skor 3/4 pada rumus dan validasi, misalnya, memberi Anda titik awal pertanyaan: bagaimana kandidat memastikan rumusnya tidak salah hitung.

Pemegang tidak bisa menyunting skor, mengganti rubrik, atau menghapus nama penilai, karena isi kredensial adalah salinan keadaan saat penerbitan. Riwayat pengerjaannya juga tidak pernah ditimpa.

Ukurannya pun tidak dibuat belakangan. Rubrik sudah terbaca di halaman kelas sebelum siapa pun mendaftar, gerbang terbit menolak kelas tanpa work-sample berubrik minimal tiga kriteria, dan setiap kelas melewati moderasi admin sebelum muncul di katalog Kelas. Reviewer tidak boleh menilai karyanya sendiri. Untuk melihat karya dan kriteria yang dipakai pada satu keterampilan, buka halaman skill seperti use spreadsheets software; halaman itu menampilkan kelas terbit yang melatih skill tersebut beserta karya dan kriteria rubriknya.

Batas kredensial Exelern

Exelern menuliskan sendiri apa yang bukan bagian dari kredensial ini. Ketahui batasnya sebelum Anda memberi bobot:

• Bukan sertifikasi pemerintah. Exelern bukan lembaga sertifikasi profesi dan tidak mewakili satu pun. Kredensialnya tidak menggantikan sertifikat kompetensi yang diterbitkan lembaga berwenang.
• Bukan gelar akademik. Tidak ada konversi ke jenjang pendidikan formal dan tidak ada pengakuan pembelajaran lampau dari kampus mana pun.
• Belum ditandatangani secara kriptografis. Kredensial ini belum berbentuk Open Badges 3.0 dan belum bisa disimpan di wallet kredensial. Yang berlaku hari ini adalah halaman verifikasi di alamat Exelern, bukan berkas yang bisa diunduh.
• Belum terhubung ke sistem rekrutmen. Belum ada API yang membuat kredensial terbaca otomatis oleh sistem pelacak pelamar, dan belum ada portal atau laporan untuk perusahaan. Pemeriksaannya dilakukan manusia dengan membuka halamannya.

Karena itu, baca kredensial Exelern sebagai bukti karya yang bisa Anda periksa sendiri, bukan sebagai izin profesi atau sertifikasi resmi. Bila jabatan mensyaratkan sertifikat kompetensi dari lembaga berwenang, periksa dokumen itu lewat penerbitnya. Daftar kemampuan Exelern yang sudah berjalan dan yang belum ada tercantum di halaman Status.