Cara mengukur efektivitas pelatihan karyawan dengan bukti

Cara mengukur efektivitas pelatihan karyawan yang bisa dipertanggungjawabkan dimulai dari hasil kerja yang ingin berubah, bukan dari daftar hadir. Tetapkan perilaku kerja dan hasil tim yang Anda tuju sebelum pelatihan, kumpulkan bukti kemampuan berupa karya yang dinilai dengan kriteria jelas, lalu periksa apakah perilaku dan hasil itu benar-benar berubah di tempat kerja. Model empat level Kirkpatrick membantu Anda menyusun bukti itu secara berurutan.

Kenapa tingkat kehadiran tidak cukup

Kehadiran, jam tonton, dan sertifikat penyelesaian mencatat bahwa pelatihan sudah berlangsung. Ketiganya tidak menjawab pertanyaan yang biasanya diajukan pimpinan: apakah karyawan sekarang bisa mengerjakan sesuatu yang sebelumnya belum bisa, dan apakah itu terlihat di pekerjaannya.

Sebagai ilustrasi, dua analis mengikuti setiap sesi pelatihan dashboard dan sama-sama menerima sertifikat kehadiran. Sebulan kemudian, satu orang menyusun dashboard yang dipakai di rapat mingguan, sementara yang lain kembali mengirim tabel mentah lewat email. Data kehadiran keduanya identik, padahal hasil pelatihannya sangat berbeda.

Masalahnya bukan pada kehadiran itu sendiri. Kehadiran adalah syarat, bukan bukti. Banyak format pelatihan berhenti di sana: pustaka video umumnya melaporkan jam tonton dan skor kuis otomatis, sedangkan pelatihan tatap muka sering ditutup dengan sertifikat kehadiran dan laporan pelatih. Semua itu berguna untuk administrasi, tetapi tidak memperlihatkan apa yang dihasilkan karyawan.

Apa itu model Kirkpatrick

Model Kirkpatrick adalah kerangka evaluasi pelatihan dengan empat level, dibuat oleh Dr. Donald Kirkpatrick pada 1950-an. Menurut penjelasan model tersebut, keempat levelnya adalah:

• Level 1 Reaction (reaksi): sejauh mana peserta menilai program menyenangkan, melibatkan, relevan, dan mendukung pekerjaannya.
• Level 2 Learning (pembelajaran): sejauh mana peserta memperoleh pengetahuan, keterampilan, sikap, kepercayaan diri, dan komitmen yang dituju.
• Level 3 Behavior (perilaku): sejauh mana peserta menjalankan perilaku kritis di lingkungan kerjanya.
• Level 4 Results (hasil): sejauh mana hasil organisasi yang ditargetkan tercapai.

Dua level pertama berbicara tentang program dan apa yang diperoleh peserta. Dua level terakhir berbicara tentang lingkungan kerja dan organisasi, dan di sanalah pertanyaan tentang efektivitas sebenarnya berada. Pelatihan bisa mendapat nilai kepuasan tinggi dan pesertanya lulus ujian pengetahuan, tetapi tetap tidak mengubah cara tim bekerja.

Untuk perencanaan, urutan yang praktis adalah kebalikannya: mulai dari level 4, turunkan ke level 3, baru pilih pelatihan dan cara menilai level 2. Urutan ini saran kami, bukan bagian dari definisi model di atas.

Langkah mengukur hasil pelatihan di level perilaku dan hasil

Langkah berikut bisa Anda pakai untuk program apa pun, dari pelatihan analisis data sampai pajak usaha.

1. Tulis hasil organisasi yang ingin berubah. Pilih satu atau dua ukuran yang sudah dipantau tim, misalnya lama penyusunan laporan bulanan, jumlah revisi dari atasan, atau insiden yang terlambat ditangani. Ukuran yang sudah ada lebih mudah dibandingkan daripada ukuran baru.
2. Turunkan menjadi perilaku kritis. Tanyakan apa yang harus dilakukan karyawan secara berbeda agar ukuran tadi bergerak. Tulis sebagai kalimat yang bisa diamati, misalnya "menyusun rekonsiliasi bank sebelum menutup buku", bukan "memahami akuntansi".
3. Catat kondisi awal. Simpan contoh pekerjaan karyawan sebelum pelatihan dan posisi ukuran hasil saat ini. Tanpa titik awal, perubahan apa pun hanya bisa diklaim, tidak bisa ditunjukkan.
4. Pilih pelatihan yang menilai karya, bukan hanya kuis. Periksa kriteria penilaiannya sebelum mendaftarkan karyawan. Bila kriterianya tidak menyentuh perilaku kritis di langkah 2, pelatihan itu kemungkinan melatih hal lain.
5. Kumpulkan bukti level 2 berupa karya. Karya yang dinilai dengan rubrik menunjukkan apa yang mampu dihasilkan karyawan, bukan sekadar apa yang mereka ingat.
6. Amati perilaku di tempat kerja setelah ada kesempatan memakainya. Beri jeda sampai karyawan melewati setidaknya satu siklus kerja yang relevan, lalu minta atasan langsung menilai dengan kriteria yang sama seperti di pelatihan.
7. Bandingkan ukuran hasil dengan kondisi awal. Catat juga hal lain yang berubah di periode yang sama, seperti alat baru atau pergantian anggota tim. Hasil organisasi dipengaruhi banyak faktor, jadi laporkan pelatihan sebagai salah satu penyebab yang masuk akal, bukan satu-satunya.

Bagaimana karya berubrik menjadi bukti kemampuan

Karya yang dinilai dengan rubrik berada di antara level 2 dan level 3. Karya itu masih dikerjakan dalam pelatihan, tetapi bentuknya bisa sama dengan pekerjaan sungguhan: laporan, dashboard, analisis, atau kertas kerja. Karena itu, karya menjawab pertanyaan "bisakah karyawan melakukannya" dengan sesuatu yang bisa dibuka dan diperiksa, bukan dengan skor kuis.

Rubrik membuat bukti itu bisa dibandingkan. Setiap kriteria menjelaskan apa yang dinilai dan seperti apa hasil yang memadai, sehingga penilai yang berbeda punya pegangan yang sama. Lihat juga panduan Contoh rubrik penilaian proyek: kriteria dan bobotnya.

Manfaat yang sering terlewat ada di kriteria rubrik itu sendiri. Pakai kriteria yang sama sebagai daftar pengamatan atasan di level 3. Dengan begitu, pelatihan dan penilaian di tempat kerja memakai bahasa yang sama, dan Anda bisa melihat apakah kemampuan yang terbukti di karya ikut muncul di pekerjaan.

Sebagai ilustrasi, rubrik sebuah karya dashboard memuat tiga kriteria: ketepatan data, kejelasan visual, dan rekomendasi yang bisa ditindaklanjuti. Beberapa minggu setelah pelatihan, atasan memeriksa dashboard yang dibuat karyawan untuk rapat tim dengan tiga kriteria yang sama. Bila setelah itu ukuran hasil dari langkah 1 ikut bergerak, Anda punya rantai bukti dari karya, ke perilaku, ke hasil.

Karya berubrik tetap punya batas: karya membuktikan kemampuan, bukan kebiasaan. Karyawan yang mampu menyusun dashboard yang baik belum tentu diberi waktu, data, atau dukungan atasan untuk melakukannya. Bila level 3 tidak bergerak padahal karyanya bagus, periksa lingkungan kerjanya sebelum menyimpulkan pelatihannya gagal.

Siapa mengumpulkan bukti di setiap level

Pengukuran mudah terhenti bila tidak ada yang memegangnya. Bagi tugasnya sejak awal:

Pembagian ini juga menjawab siapa yang memakai hasilnya. Level 1 dan 2 berguna untuk memilih dan memperbaiki program, sedangkan level 3 dan 4 adalah bukti yang Anda bawa ke pimpinan.

Yang bisa Anda periksa di Exelern, dan yang belum

Exelern merangkum pendekatannya di halaman Untuk Perusahaan sebagai "bukti karya, bukan jam tonton". Rinciannya, sesuai fitur yang sudah berjalan di platform:

• Setiap kelas wajib punya work-sample dengan rubrik minimal tiga kriteria. Kelas tanpa itu ditolak sebelum terbit, dan setiap kelas melewati antrean moderasi; Pengajar tidak bisa menerbitkan kelasnya sendiri.
• Rubrik terbuka sejak awal, jadi Anda bisa mencocokkan kriterianya dengan perilaku kritis tim sebelum memilih kelas.
• Peserta menyerahkan karya bertahap, yaitu kerangka, draf, revisi, lalu final, dan menerima umpan balik tertulis berdasarkan rubrik.
• Reviewer bernama memberi skor per kriteria dan tidak boleh menilai karyanya sendiri. Kredensial terbit otomatis begitu karya melewati ambang lulus.
• Setiap kredensial punya halaman verifikasi publik yang bisa dibuka siapa pun tanpa akun. Halaman itu memuat karya, nama reviewer, dan rubrik yang dipakai; HR cukup memasukkan kode kredensialnya di halaman Verifikasi.

Bila dipetakan ke model Kirkpatrick, kredensial ini memberi bukti level 2 yang bisa diperiksa sekaligus kriteria untuk mengamati level 3. Pengamatan di tempat kerja dan ukuran hasil organisasi tetap menjadi pekerjaan perusahaan Anda. Kredensial ini juga bukan sertifikasi pemerintah. Untuk memeriksa sertifikat pelatihan secara umum, lihat panduan Cara cek sertifikat pelatihan asli untuk HR dan perekrut.

Ada juga yang belum tersedia. Pembelian kelas berbayar belum dibuka, dan semua kelas di katalog saat ini berbayar, jadi tim Anda belum bisa langsung mengikuti kelas katalog. Exelern juga belum punya laporan untuk perusahaan, portal lembaga, SSO, atau lisensi seat; laporan per karyawan berbasis karya masih berstatus segera. Tanpa laporan itu, rekap per tim perlu Anda susun sendiri dari halaman verifikasi setiap karyawan. Status kemampuan Exelern bisa Anda lihat di halaman Status.

Bila ada kelas yang kriteria rubriknya cocok dengan perilaku kritis tim Anda, daftarkan minat di halaman kelas itu; Exelern akan mengabari saat kelasnya bisa dibeli.